Cómo usar Atajos en macOS Sequoia para automatizar tareas con carpetas y archivos

Si usas el Mac para trabajar, tarde o temprano acabas repitiendo las mismas tareas: renombrar 40 fotos, convertir un HEIC a JPG, mover facturas del escritorio a una carpeta, comprimir un PDF antes de enviarlo. La app Atajos (Shortcuts) lleva en macOS desde Monterey, pero es en macOS Sequoia 15.1 cuando por fin se siente como una herramienta seria de automatización, no como un juguete portado desde iPhone.

Esta guía va al grano: qué puedes hacer con Atajos en macOS Sequoia, cómo montarlo paso a paso y dónde están los límites reales. Tiempo estimado para tener tu primer flujo funcionando: 10-15 minutos.

Qué es la app Atajos y por qué usarla en macOS Sequoia

Atajos es la app nativa de automatización de Apple. Vive en /Applications/Shortcuts.app y viene instalada de serie. La idea es sencilla: encadenas "acciones" (mover archivo, cambiar tamaño de imagen, ejecutar script) para que se disparen con un clic, un atajo de teclado, una orden a Siri o de forma automática.

En macOS Sequoia se han pulido detalles importantes: mejor integración con Finder, disparadores automáticos más fiables, soporte nativo para acciones de la app Contraseñas, y una ejecución bastante más rápida que en Ventura. Sigue habiendo bugs, pero es la primera versión en la que confío para flujos que ejecuto a diario.

Alternativa nativa a Automator, Hazel y otras apps

Durante años, quien quería automatizar en serio tiraba de Automator (nativo, pero abandonado desde hace tiempo), Hazel (32 €, potente para reglas de carpetas), Keyboard Maestro (36 $, el rey de los flujos complejos) o Alfred con Powerpacks.

Atajos no reemplaza a Keyboard Maestro si haces macros de teclado a nivel profesional. Pero para el 80% de tareas de archivos y carpetas —que es lo que hace la mayoría— cubre de sobra y no cuesta nada. Automator sigue funcionando, pero Apple no lo actualiza. Si empiezas hoy, empieza en Atajos.

Requisitos previos y compatibilidad

• macOS Sequoia 15.0 o superior (recomendado 15.1 por estabilidad).
• Mac con chip Apple Silicon (M1, M2, M3, M4) o Intel compatible. Todo funciona igual, aunque los Apple Silicon van notablemente más rápidos en acciones que tocan imágenes o vídeo.
• Sesión iniciada con tu Apple ID si quieres sincronización con iPhone y iPad vía iCloud.
• Permisos concedidos a la app en Ajustes del Sistema → Privacidad y Seguridad → Automatización y Acceso completo al disco si vas a tocar carpetas del sistema.

Interfaz de Atajos en macOS Sequoia paso a paso

Abre la app (⌘ + Espacio → "Atajos"). Verás tres zonas:

1. Barra lateral izquierda: carpetas ("Todos los atajos", "Compartidos con iCloud", tus propias colecciones) y sección Automatización.
2. Panel central: los atajos que tienes en la carpeta seleccionada.
3. Editor (al hacer doble clic en un atajo): a la izquierda las acciones encadenadas, a la derecha el buscador de acciones.

Para crear uno nuevo: botón + arriba a la derecha o ⌘ + N.

Tipos de disparadores disponibles en macOS Sequoia

Aquí es donde Atajos se pone interesante. Un mismo flujo puede ejecutarse de varias formas:

• Manual desde la app: doble clic sobre el atajo.
• Barra de menús: activando "Fijar en la barra de menús" en los ajustes del atajo.
• Servicio del Finder: aparece en el menú contextual (clic derecho → Servicios rápidos).
• Atajo de teclado: combinación personalizada.
• Spotlight: escribiendo el nombre del atajo tras ⌘ + Espacio.
• Siri: "Oye Siri, ejecuta [nombre del atajo]".
• Programado: hora concreta, cada día, cada semana.
• Al conectar dispositivo externo, al llegar un correo, al modificarse una carpeta: los disparadores "de evento" están en la pestaña Automatización.

Cómo crear tu primer atajo básico

Vamos con uno simple para entender el flujo. Objetivo: que al ejecutarlo, te diga cuántos archivos hay en Descargas.

1. ⌘ + N para nuevo atajo. Ponle nombre: "Contar Descargas".
2. En el buscador de la derecha, escribe "Obtener contenido de carpeta". Arrástralo al editor.
3. Haz clic en "Carpeta" y selecciona ~/Descargas.
4. Añade la acción "Contar" y ajusta a "Elementos".
5. Añade "Mostrar notificación" y arrastra la variable de conteo al texto: "Tienes [Conteo] archivos en Descargas".
6. Pulsa el botón ▶ arriba para probarlo.

Si te da el número correcto, ya sabes lo básico: acciones encadenadas + variables.

Cómo automatizar la carpeta Descargas

Aquí viene lo útil. Vamos a crear un atajo que ordene Descargas por tipo de archivo en subcarpetas: Imágenes, PDFs, Vídeos, Otros.

1. Nuevo atajo: "Ordenar Descargas".
2. Añade "Obtener contenido de carpeta" apuntando a ~/Descargas.
3. Añade "Filtrar archivos". Configura: "Extensión de archivo es una de: jpg, jpeg, png, heic, gif".
4. Añade "Mover archivo" → destino ~/Descargas/Imágenes (créala antes).
5. Repite el bloque filtrar + mover para PDFs (pdf) hacia ~/Descargas/PDFs y para vídeos (mp4, mov, m4v) hacia ~/Descargas/Vídeos.

Para que se dispare automáticamente cuando llegue algo nuevo:

• Ve a la pestaña Automatización → + → Carpeta.
• Selecciona ~/Descargas y marca "Al añadir contenido".
• Elige el atajo "Ordenar Descargas".
• Desactiva "Preguntar antes de ejecutar" para que corra en silencio.

Renombrar archivos por lotes con un flujo de trabajo

Escenario típico: te pasan 30 fotos con nombres tipo IMG_4521.HEIC y quieres Reunion_2025_01.jpg, Reunion_2025_02.jpg, etc.

1. Nuevo atajo: "Renombrar fotos".
2. Acción "Recibir Entrada": configura para aceptar imágenes desde el Finder como servicio rápido.
3. Marca en los ajustes (icono de configuración a la derecha): Usar como servicio rápido → Finder.
4. Añade "Convertir imagen" a JPG (opcional, si vienen en HEIC).
5. Añade "Renombrar archivo". En el nombre, usa: Reunion_2025_ + variable "Número de índice" con formato de dos dígitos.
6. Guarda.

Ahora selecciona las fotos en Finder, clic derecho → Servicios rápidos → Renombrar fotos. Listo.

Convertir imágenes de HEIC a JPG automáticamente

Un clásico. iPhone graba en HEIC, y hay servicios que aún no lo tragan bien.

1. Nuevo atajo: "HEIC a JPG".
2. Recibir entrada: Imágenes desde Finder.
3. Acción "Convertir imagen" → Formato JPEG, calidad 90%.
4. Acción "Guardar archivo" → destino "Preguntar cada vez" o una carpeta fija tipo ~/Documentos/Convertidas.
5. Actívalo como servicio rápido del Finder.

Bonus: puedes añadir una acción "Cambiar tamaño de imagen" antes de guardar para exportar a 1920px de ancho automáticamente. Yo lo uso para preparar imágenes de blog.

Comprimir PDFs y organizar documentos

macOS no trae compresión de PDF nativa muy visible, pero Atajos la tiene.

1. Nuevo atajo: "Comprimir PDF".
2. Recibir entrada: Archivos PDF desde Finder.
3. Acción "Optimizar tamaño de PDF" (en Sequoia aparece bajo "Documentos").
4. Acción "Guardar archivo" en la misma carpeta con sufijo _comprimido.

En mis pruebas, un PDF de 12 MB con imágenes escaneadas baja a 2-3 MB sin pérdida visible. No compite con Adobe Acrobat, pero para envíos por correo va sobrado.

Ejecutar atajos desde el Finder, Spotlight o Siri

Un mismo atajo puede activarse de varias formas. En los ajustes de cada atajo (panel derecho del editor):

• Fijar en la barra de menús: aparece un icono arriba a la derecha.
• Usar como servicio rápido: menú contextual del Finder.
• Añadir atajo de teclado: por ejemplo ⌘ + Ctrl + O para "Ordenar Descargas".
• Usar con Siri: activado por defecto, invocable por voz.
• Mostrar en Spotlight: encuentras el atajo escribiendo su nombre tras ⌘ + Espacio.

Yo mezclo los tres: los que uso varias veces al día tienen atajo de teclado; los ocasionales, Spotlight; los de menús contextuales sobre archivos, servicio rápido.

Automatizaciones programadas y por eventos

En la pestaña Automatización puedes disparar atajos por:

• Hora del día: útil para "cerrar apps y bloquear Mac a las 20:00".
• Al conectar/desconectar cargador.
• Al conectarse a una Wi-Fi concreta: por ejemplo, activar VPN al conectarte a redes que no sean la de casa.
• Al modificarse una carpeta: el disparador estrella para el flujo de Descargas.
• Al recibir un correo con criterios X: si tienes Mail configurado.

Ojo: en Sequoia las automatizaciones por carpeta funcionan mejor que en versiones previas, pero siguen requiriendo que la app Atajos esté ejecutándose en segundo plano. No la cierres del todo.

Ejecutar scripts de Shell y AppleScript desde Atajos

Aquí Atajos se convierte en pegamento serio. Puedes lanzar cualquier comando desde una acción:

• "Ejecutar script de shell": acepta bash o zsh. Por ejemplo:

find ~/Escritorio -type f -mtime +30 -exec mv {} ~/Documentos/Archivo/ \;

Ese comando mueve archivos del Escritorio con más de 30 días a una carpeta de archivo. Cuidado con mv y rm: pruébalo primero con echo delante para ver qué haría.

• "Ejecutar AppleScript": útil para controlar apps que no exponen acciones nativas (Mail, viejas apps de terceros).
• "Ejecutar JavaScript en la página web": para automatizar tareas en Safari.

Recuerda dar permisos en Ajustes del Sistema → Privacidad y Seguridad → Automatización la primera vez que un atajo intente controlar otra app.

Sincronizar atajos con iPhone y iPad vía iCloud

Los atajos se sincronizan automáticamente entre dispositivos con el mismo Apple ID si tienes iCloud Drive activado (Ajustes del Sistema → [Tu nombre] → iCloud → iCloud Drive).

Cuidado: no todas las acciones funcionan en todos los sistemas. Un atajo con "Ejecutar script de shell" te dará error en iPhone porque iOS no tiene Terminal. El editor te avisa con un icono naranja en las acciones no compatibles.

Mi recomendación: mantén carpetas separadas en Atajos, tipo "Solo Mac", "Solo iOS", "Universal", para no volverte loco.

Problemas comunes y cómo solucionarlos

• "El atajo no se ejecuta automáticamente": revisa que en Ajustes del Sistema → General → Ítems de inicio esté permitido "Shortcuts" en segundo plano.
• "No aparece como servicio rápido en Finder": en el editor del atajo, marca la casilla "Usar como servicio rápido" y define el tipo de entrada correcto (Imágenes, Archivos, etc.).
• Permisos denegados al mover archivos: da acceso completo al disco a la app Atajos en Ajustes del Sistema → Privacidad y Seguridad → Acceso completo al disco.
• Automatizaciones de carpeta que no disparan: es el bug más reportado. Solución habitual: eliminar la automatización, reiniciar el Mac y volver a crearla. En Sequoia 15.1 va mucho mejor que en 15.0.
• Sincronización iCloud lenta: fuerza la sincronización cerrando y abriendo la app, o desactivando y reactivando Atajos en iCloud Drive → Apps que sincronizan.

Buenas prácticas para flujos de trabajo mantenibles

Después de un par de años usando Atajos a diario:

• Nombra bien: "Comprimir PDF a 90%" es mejor que "Atajo 12".
• Agrupa en carpetas: por contexto (Trabajo, Fotos, Sistema) o por disparador.
• Comenta el flujo: la acción "Comentario" no hace nada pero te salva la vida cuando vuelves a un atajo seis meses después.
• Empieza pequeño: monta un flujo que resuelva UN problema. Después lo extiendes.
• Haz backup: exporta atajos importantes con clic derecho → Compartir → Exportar archivo. Se guardan como .shortcut y puedes versionarlos en Git si eres muy fan.
• No sobreautomatices: si un flujo lo usas una vez al mes, quizá no compensa. Automatiza lo repetitivo, no lo ocasional.

Atajos en macOS Sequoia no es perfecto —le falta pulir automatizaciones por eventos y el editor sigue siendo tosco comparado con Keyboard Maestro—, pero cubre la mayoría de necesidades reales sin gastar un euro. Empieza por ordenar Descargas y convertir HEIC. En una semana estarás montando cosas que antes no te planteabas.

macOS Software #atajos #automatización #MacOS #productividad #Sequoia