Verwendung der Erinnerungen in iOS 18 zur Verwaltung von Aufgaben im GTD-Stil

Die App Erinnerungen war jahrelang das Stiefkind von Notizen. Unter iOS 18 ist das nicht mehr so. Sie verfügt über Abschnitte, Tags, intelligente Listen, Kanban-artige Spalten und eine Kalenderintegration, die endlich funktioniert. Das reicht, um ein GTD-System (Getting Things Done) von David Allen aufzubauen, ohne die 29,99 € für Things 3 oder das Jahresabo von Todoist zu bezahlen.

In dieser Anleitung richtest du einen vollständigen GTD-Ablauf ein: Posteingang, Kontexte, Projekte, wöchentliche Überprüfung und schnelle Erfassung mit Siri. Geschätzte Dauer beim ersten Mal: 30–40 Minuten. Danach kostet die Pflege etwa 10 Minuten pro Woche.

Was GTD ist und warum es zu Erinnerungen passt

GTD ist die Methode von David Allen, veröffentlicht 2001. Die Grundidee: Dein Kopf dient zum Denken, nicht zum Speichern von Aufgaben. Alles, was dir in den Sinn kommt, wandert in ein externes, vertrauenswürdiges System, wird verarbeitet, eingeordnet und regelmäßig überprüft.

Der klassische Ablauf hat fünf Schritte: erfassen, klären, organisieren, überprüfen und erledigen. Du brauchst keine eigene App für GTD. Wichtig ist, dass das Werkzeug schnelle Erfassung, nach Kontext getrennte Listen, eine Möglichkeit zur Gruppierung von Projekten und eine komfortable wöchentliche Überprüfung bietet. Erinnerungen unter iOS 18 erfüllt alle vier Anforderungen.

GTD-Element	Wo es in Erinnerungen liegt
Posteingang	Liste „Eingang“
Kontexte (@zuhause, @computer)	Tags
Projekte	Listen innerhalb einer Gruppe „Projekte“
Nächste Aktionen	Intelligente Liste nach Tag gefiltert
Irgendwann / vielleicht	Liste „Inkubator“
Wöchentliche Überprüfung	Intelligente Liste + wiederkehrende Erinnerung

Voraussetzungen

iPhone mit iOS 18.0 oder neuer (iOS 18.2 empfohlen wegen Verbesserungen bei intelligenten Listen).
Optional: iPad mit iPadOS 18 und Mac mit macOS Sequoia 15.1 zur Synchronisation.
iCloud für Erinnerungen aktiviert: Einstellungen → Dein Name → iCloud → Alle anzeigen → Erinnerungen.
Die Aktualisierung der Erinnerungen auf iCloud durchgeführt haben (bei einem älteren Konto fragt die App einmalig danach).

Wenn du das Exchange-Konto deines Arbeitgebers nutzt, sei vorsichtig: Exchange unterstützt keine Tags und keine Abschnitte. Für GTD brauchst du Listen in iCloud.

Schritt 1: Liste „Eingang“ als Posteingang anlegen

Alles beginnt hier. Der Posteingang ist der Ort, an dem alles landet, was dir ohne Nachdenken einfällt.

Öffne Erinnerungen.
Tippe unten rechts auf Liste hinzufügen.
Name: Eingang. Farbe: Rot (damit sie auffällt). Symbol: eine Ablage.
Tippe auf OK.

Mach sie nun zu deiner Standardliste: Einstellungen → Apps → Erinnerungen → Standardliste → Eingang. Wenn du Siri ab jetzt „Erinnere mich, Batterien zu kaufen“ diktierst, landet das automatisch im Eingang.

Schritt 2: Kontexte mit Tags definieren

Kontexte sind das Herzstück von GTD. Statt Aufgaben nach Projekt zu sortieren, sortierst du sie nach Ort oder benötigten Hilfsmitteln. Wenn du in der U-Bahn ohne Computer sitzt, nützt dir die Aufgabe „Quartalsbericht vorbereiten“ nichts. Nützlich ist eine Übersicht aller offenen Anrufe.

Typische Tags für den Einstieg:

#computer — alles, was einen Mac oder PC erfordert.
#zuhause — körperliche Aufgaben zu Hause.
#unterwegs — Erledigungen außer Haus.
#anrufe — Telefon.
#warten — delegierte Dinge, die auf eine Antwort warten.
#15min — kurze Aufgaben für Leerlaufzeiten.

So erstellst du Tags unter iOS 18: Öffne eine beliebige Aufgabe, tippe auf das Symbol # und gib den Namen ein. Danach erscheinen sie in der Seitenleiste von Erinnerungen als globaler Filter.

Schritt 3: Projekte strukturieren

Bei GTD ist ein „Projekt“ jedes Ergebnis, das mehr als einen Schritt erfordert. „Regal aufbauen“ ist ein Projekt. „Zahnarzttermin vereinbaren“ ist keines.

Lege eine Gruppe an: Tippe oben rechts auf die drei Punkte → Listen bearbeiten → Gruppe hinzufügen → nenne sie Projekte.
Darin legst du für jedes aktive Projekt eine Liste an. Beispiel: „Umzug Oktober“, „Launch Website Kunde X“, „Reise Japan“.
Innerhalb jeder Liste nutzt du die neuen Abschnitte von iOS 18, um Phasen zu gliedern: Tippe auf die drei Punkte → Abschnitte verwalten → füge „Offen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ hinzu.

Wenn du die Ansicht auf Spalten umstellst (drei Punkte → Anzeigen als → Spalten), hast du eine brauchbare Kanban-Tafel innerhalb der App selbst. Es ist kein Trello, für persönliche Projekte aber völlig ausreichend.

Schritt 4: Liste „Irgendwann / vielleicht“ (Inkubator)

Ideen, die du jetzt nicht angehen willst, aber nicht vergessen möchtest, landen hier. Ein Buch zum Lesen, ein Kurs zum Ansehen, eine verrückte Geschäftsidee.

Lege eine Liste namens Inkubator an. Ohne Datum, ohne Tag. Einmal im Monat schaust du sie durch und verschiebst, was gereift ist, in Projekte oder in eine Liste mit Kontext.

Schritt 5: Intelligente Liste „Nächste Aktionen“ einrichten

Das ist die Liste, die du tatsächlich jeden Tag ansehen wirst. Sie fasst alle umsetzbaren Aufgaben zusammen, nach Kontext gefiltert, ohne Projektrauschen.

Tippe auf Liste hinzufügen → Intelligente Liste.
Name: Nächste.
Filter:
- Tags: beliebige einschließen (#computer, #zuhause, #unterwegs, #anrufe, #15min).
- Listen: alle außer Eingang, Inkubator und Projekte → Abschnitte „Erledigt“.
Speichern.

Jetzt kannst du direkt aus der Liste nach Kontext filtern. Wenn du auf dem Sofa sitzt, tippst du auf #zuhause und siehst nur, was du dort erledigen kannst.

Schritt 6: Schnelle Erfassung mit Siri und Kurzbefehlen

Der Großteil des Nutzens von GTD hängt davon ab, dass das Erfassen sofort geht. Dauert es länger als 5 Sekunden, machst du es nicht, und das System stirbt ab.

Siri: „Hey Siri, füge zu Eingang hinzu: morgen um 10 bei der Steuerbehörde anrufen“. Da Eingang deine Standardliste ist, kannst du einfach „Erinnere mich an X“ sagen.

Aktionstaste (iPhone 15 Pro und neuer): Weise ihr Erinnerungen zu. Einstellungen → Aktionstaste → bis Erinnerungen blättern. Ein Druck öffnet direkt die Ansicht für eine neue Aufgabe.

Erfassungs-Kurzbefehl: Erstelle einen Kurzbefehl mit der App Kurzbefehle:

Neue Aufgabe → Zur Liste hinzufügen → Eingang auswählen.
Eingabe abfragen als Text → „Was soll ich notieren?“.
Füge den Kurzbefehl als Widget zum Sperrbildschirm oder zum Home-Bildschirm hinzu.

Du kannst auch vom Mac mit macOS Sequoia aus mit ⌘ + N in Erinnerungen etwas hinzufügen oder eine Webseite aus Safari direkt in den Eingang teilen.

Schritt 7: Die wöchentliche Überprüfung

Ohne wöchentliche Überprüfung ist es kein GTD. Dann ist es nur eine weitere Liste, die irgendwann in der Schublade verschwindet.

Lege eine wiederkehrende Erinnerung für Freitag um 17:00 Uhr an (oder zu einer Zeit, die dir passt). Nimm dir 20–30 Minuten Zeit für Folgendes:

Eingang leeren: jede Aufgabe → Ist sie umsetzbar? Wenn nicht, lösche sie oder verschiebe sie in den Inkubator. Wenn ja, vergib einen Kontext-Tag und verschiebe sie, falls sie zu einem Projekt gehört, in die entsprechende Liste.
Projekte prüfen: Hat jedes Projekt mindestens eine nächste Aktion mit Tag? Wenn nicht, lege sie an.
#warten prüfen: Muss bei jemandem nachgehakt werden?
Inkubator prüfen: Ist etwas gereift?
Kalender ansehen für die kommende Woche, um vorauszuplanen.

Dafür verwende ich eine intelligente Liste namens Überprüfung, die Folgendes zusammenfasst: den vollständigen Eingang, Aufgaben ohne Tag und Projekte ohne offene Aufgaben. In 10 Minuten weißt du, was offen ist.

Schritt 8: Kalenderintegration in iOS 18

Eine nützliche Neuerung in iOS 18: Erinnerungen mit Datum und Uhrzeit erscheinen direkt in der App Kalender. Und umgekehrt kannst du in Kalender Erinnerungen anlegen.

Damit schließt sich der GTD-Kreis „harter Terminkalender gegen weiche Liste“ ohne Fantastical. Termine mit festen Uhrzeiten gehören in den Kalender. Umsetzbare Aufgaben (auch mit Fälligkeitsdatum) leben in Erinnerungen und werden gleichzeitig angezeigt.

Häufige Probleme

Siri fügt in die falsche Liste ein. Prüfe Einstellungen → Apps → Erinnerungen → Standardliste. Manchmal setzt ein Update sie zurück.

Tags werden nicht mit dem Mac synchronisiert. Bestätige, dass beide Geräte bei iCloud und nicht bei Exchange für dieses Konto angemeldet sind. Tags sind exklusiv für iCloud.

Die intelligente Liste zeigt Aufgaben nicht an, die erscheinen sollten. Intelligente Listen schließen Aufgaben ohne Datum aus, wenn der Datumsfilter gesetzt ist. Entferne diesen Filter, wenn du alle sehen möchtest.

Ich vergesse, den Eingang zu prüfen. Füge die Liste Eingang als mittelgroßes Widget auf dem Home-Bildschirm hinzu. Wenn du sie bei jedem Entsperren des iPhones siehst, wirst du sie auch prüfen.

Abschnitte erscheinen nicht in meiner Liste. Abschnitte funktionieren unter iOS 18 nur in iCloud-Listen. Prüfe, ob die Liste nicht noch im alten Format aus iOS 17 stammt: Dupliziere sie und verwende die Kopie.

Alternativen, falls Erinnerungen nicht ausreicht

Erinnerungen deckt 90 % eines persönlichen GTD-Systems ab. Wenn du als Berater 40 Projekte gleichzeitig betreust und Ansichten nach Verantwortungsbereich, monatliche Überprüfungen mit Kennzahlen und verknüpfte Datenbanken brauchst, stößt es an seine Grenzen.

Things 3: 29,99 € für den Mac + 10,99 € für das iPhone + 21,99 € für das iPad. Einmalkauf. Die treueste Umsetzung von reinem GTD. Makelloses Design.
Todoist: Abo ca. 4 €/Monat. Echte Plattformübergreifendheit (Android, Web, Windows). Leistungsstarke Filter.
OmniFocus 4: Abo 9,99 €/Monat oder Kauf. Für besessene Power-User. Ernsthafte Lernkurve.

Wenn du außerdem viel mit Klartext und Notizen arbeitest, lohnt sich ein Blick darauf, wie du Apple Notizen als Ersatz für Obsidian oder Bear neben diesem Erinnerungssystem einbindest. Schnelle Erfassung in Erinnerungen, Referenzmaterial in Notizen.

FAQ

Kann ich GTD-Listen mit meinem Partner oder Team teilen? Ja. Tippe auf die drei Punkte der Liste → Geteilte Liste verwalten. Nützlich für „Zuhause“ oder „Einkauf“. Für berufliche Projekte mit Externen ohne Apple-Konto solltest du es nicht verwenden.

Funktioniert das, wenn ich ein iPhone und einen Mac, aber kein iPad habe? Kein Problem. Entscheidend ist iCloud. Das iPad ist praktisch für die wöchentliche Überprüfung, aber nicht unverzichtbar.

Gibt es eine Begrenzung für Tags? Es gibt keine dokumentierte Grenze, aber mehr als 15–20 Tags widersprechen der GTD-Philosophie. Wenn du 40 hast, prüfe, welche echte Kontexte sind und welche nur als Kategorien getarnt sind.

Kann ich meine Daten exportieren, wenn ich eines Tages zu Things oder Todoist wechsle? Offiziell gibt es keinen nativen Export. Du kannst Listen manuell kopieren oder mit Kurzbefehlen eine Textdatei erzeugen. Das ist die größte Einschränkung von Erinnerungen gegenüber Todoist, das JSON- und CSV-Export bietet.

Versteht Siri „zu #computer hinzufügen“? Nur bedingt. Unter iOS 18.2 erkennt Siri beim Diktieren in einigen Sprachen Tags, die Unterstützung für Deutsch ist jedoch unregelmäßig. Verlass dich auf die Methode: Erfasse schnell in Eingang und vergib den Tag später während der Überprüfung.